ÜRETİM PLANLAMA VE KONTROL GERÇEĞİ Ya da (Üretim Planları Neden Sıkça Bozulur?)

Üretim Planlama veya daha geniÅŸ kapsamlı olarak, Üretim Planlama ve Kontrol (ÜPK) çok önemli bir iÅŸletme iÅŸlevi olan Üretim’e yardımcı olan iÅŸletme iÅŸlevidir. Önemlidir ancak, bir çok büyük iÅŸletmede dahi bu iÅŸlev bir türlü tam randımanla çalışamaz. Makalemde  pek çok farklı sektörde dünden bu güne yaÅŸanan en fazla rastladığım ÜPK sorunlarını ve bunların temel nedenlerini iÅŸlemeye çalışacağım.

Ä°deal ÜPK :

Üretim Planlama ve Kontrol fonksiyonu, aÅŸağıda saydığım konulara hizmet ederek, DoÄŸru ürünün, zamanında, en uygun noktada ve en uygun maliyetle, en yüksek kalitede üretilerek, söz verilen zamanda müÅŸteriye ulaÅŸtırılabilmesini saÄŸlarken, üretim tesislerinin de tam kapasite ile boÅŸ kalmadan çalışabilmesini temin eder. Böylece maliyet düÅŸürerek, müÅŸteri memnuniyetini artırır.

- Fazla sayıda ürünün planlanıp, zamanında üretilerek, müÅŸteriye zaamanında gitmesini saÄŸlar.

- Makina ve tesislerin ya da üretim hatlarının boÅŸ kalmamasını saÄŸlar. Kapasitenin tam (Ya da en yüksek ÅŸekilde)  kullanımına yardımcı olur.

- Uygun ürünün en uygun makina veya tesisde en uygun zamanda üretilmesini saÄŸlar.

- Tesis bakım ve onarımlarının en uygun zamanda yapılmasına olanak verir.

- Hammadde ve malzeme depolarının da ürün ve sevkiyat depolarının da verimli kullanılmasını temin eder.

- Mevcut personelin durumu ile üretilecek ürün durumunun en verimli ÅŸekilde çakıştırılmasını saÄŸlar.

- Enerjinin daha verimli kullanılmasına hizmet eder.

ÜPK  az sayıda ürün üreterek, az sayıda hammadde kullanılan, görece küçük, iÅŸletmelerde bile önemli bir görev üstlenmiÅŸken, ürün sayısı, hammadde girdisi, üretim makinaları fazla olan daha büyük iÅŸletmelerde ciddi ve önemi kaçınılmaz bir fonksiyondur.

Bu fonksiyon her ne kadar üretimi destekleyen ve tamamlayan bir fonksiyon gibi görülse de, tüm planlama faaliyetleri gibi, genel anlamda “kaliteyi artıran” ve “maliyetleri düÅŸüren” hem patron hem de müÅŸteri dostu bir fonksiyondur. Ä°yi çalışan bir ÜPK Ä°ÅŸletmenin ROI oranını gerek aktiflerin verimli kullanılması, gerek, maliyetlerin düÅŸürülmesi ve kâr  artışı yönünden destekler ve artırır.

Peki neden ÜPK sorun yaratan bir duruma düÅŸüyor veya neden hemen her iÅŸletmede ÜPK personeli ile, bizzat üretim personeli, satış personeli, hammadde ve depo hatta lojistik personeli , zaman, zaman (Hatta sıkça) boÄŸaz, boÄŸaza gelebiliyor? Ya da ÜPK ideal sonuç verebilecekken neden sorunlar çıkıyor? Gelin sizlerle paylaÅŸayım hem de sorunları nasıl azaltır hatta önleyebilirsiniz konusunu da  kapsamak kaydı ile…

1. Satış Birimleri SipariÅŸ MemurluÄŸundan Kurtulamamışlarsa O iÅŸletmede ÜPK ile Daha Sık ve Büyük Sorunlar YaÅŸanır:

Satış profesyonelleri, kota tutturmak, daha yüksek satış yapmak, müÅŸteriyi küstürmemek veya kaçırmamak isterler. Bu çok doÄŸaldır. Ancak profesyonel olamamış satıcılar, ellerindeki ürünü tanıtıp, ihtiyaç yaratıp, en uygun koÅŸullar ile satmak yerine, müÅŸterinin dümen suyunda,  sadece sipariÅŸ alıp / yazıp bunu ürettirmek isterler. Satıcı olamamış satıcılar “yok olan” ya da o anda bulunmayan ürünleri satmak konusunda üstat olmuÅŸlardır. Hatta böyle satıcılar “A” ürününü istemiÅŸ olan bir müÅŸterisinin son anda fikir deÄŸiÅŸtirip ürünü almamasına da, “A” ürünü yerine “B” ürününü istemesine de ses çıkartmazlar ve “müÅŸteri nereden ne isterse onu vermeye” kalkarlar… Bu durumda ÜPK baÅŸtan sopayı yer. Hatta orta yerinden baltalanır. Tabii ürün depoları da sipariÅŸi alınıp, satılmamış iç ve dış pazar malları ile dolup taÅŸar… 

Profesyonel olamamış satış görevlileri, iÅŸletmelerinin adeta birer “ürün mezarlığı” olmasına da sebep olabiliyorlar. Neden mi? Çünkü mevcut “güzelim ürünleri” satacaklarına, mevcut ürünlerin varyasyonlarına veya tamamen yeni ürünlere yönelip, daha sonra onların da kanıksanıp, ürün kataloÄŸu mezarlığında ebedi uykularına terk edilmelerine yol açıyorlar. Çok sayıda ürün de hem takip zorluÄŸu hem de Üretim Planlamada etkinlik kayıplarına neden olmaktadır.

Az sayıda ürüne hizmetleri ile deÄŸer katan ve  bunları satabilen satıcıların iÅŸletmeleri, irili ufaklı ve biri diÄŸerinin benzeri çok sayıda ürüne sahip iÅŸletmelere  fark atabilmekte, çok daha fazla kazanmaktadırlar.  Çoklukta boÄŸulan”sipariÅŸ memuru” satıcılara  nazaran, pareto mantığı ile, az sayıda, seçilmiÅŸ ve kaliteli ürünleri deÄŸeri ile   ikna ederek satan satıcılar her zaman kazanır ve iÅŸletmelerine de kazandırırlar.

Yetersiz satıcılar yüzünden ne oldu? “ROI” Hem stok yükü yedi hem de firmanın yatırım yaptığı stok ve sevkiyat alanları “atıl mal ve malzeme ile doldu” yani aktifler verimli kullanılamadı. Dahası bazı hallerde üretilip satılamayan ürünün girdileri, kullanılıp, azaldığından belki baÅŸka bir “satılabilir” ve “kârlı” ürünün üretimini zora soktu…

ÇARE; Satıcıların tam profesyonel olabilmeleri, müzakere tekniklerini iyi bilmeleri, müÅŸterilerine daha yakın olup, doÄŸru ürünleri doÄŸru zamanda satabilmeyi öÄŸrenmeleridir. Bir müÅŸteri hiç hesapta olmayan bir ürünü yazdırıp derhal hatta “dün!” isterse ona dur hele deyip teslim zamanını gerçekçi bir tarihte vermek satıcının görevlerindendir. MüÅŸteriden, yukarıda saydığım sebeplerden korkulmaz. Ä°yi satıcı, müÅŸterisinin hesapsız ve plansız ÅŸekilde anlık mal taleplerini mehil vererek, gerekirse küçük miktarlarda ürün avansı da alarak karşılar. Kötü satıcılar müÅŸteriden korkarak, ÜPK sistemini berhava ederler: 

2. Üretim Birimleri Makina ve Tesis / Hat GüvenilirliÄŸini Tam Anlamıyla SaÄŸlayamamışsa, “JIT” üretim nosyonu ve becerilerine sahip deÄŸillerse ve Ä°ÅŸletmede Üretim Birimleri ile Bakım Onarım Birimleri Arasında Kopukluk Varsa O Ä°ÅŸletmede ÜPK Sorunları Sıkça YaÅŸanır:

Üretim profesyonelleri aÅŸağıda sayacağım iÅŸlemleri yapmamış, yarım yapmış veya baÅŸka bir birime havale etmiÅŸlerse “Tesis GüvenilirliÄŸi” suya düÅŸer. Dolayısı ile ÜPK Havanda su dövebilir. Kısaca, hangi makina ve tesisim çalışıyor. Bu hattan ben, ne kadar saÄŸlam ve istenen kalitede çıktı alabiliyorum konusuna doÄŸrudan hakim olanlar doÄŸru bir ÜPK yapabilirler.

- Üretimciler, nerede ne makinaları var kayıt altına almışlar mıdır?

- Her bir makina ve tesisin pratik kapasitesi biliniyor mudur?

- Pratik kapasiteye de etki ettiÄŸi için, her bir makinanın teknolojik fire, genel fire ve ıskarta durumu, nedir? (Birden fazla sayıda yarı mamul veya mamul üretiyorsa her biri için bu deÄŸerler nasıldır?)

- Makinaların ölçü ve ayar ekipmanı güvenilir midir?

- Makina veya tesisin ölçü, ayar deÄŸiÅŸtirme, varsa kalıp deÄŸiÅŸtirme ve aparat ekleme gibi “set up” zamanları DoÄŸru mudur? Kayıtlı mıdır?

 - Her bir makinenin anlık durumu (Bozuk, ayarsız, revizyonda veya iyileÅŸtiriliyor Vb.) anlık ve günlük olarak bilinmekte midir?

- Koruyucu ve kestirimci bakım faaliyetleri var mıdır? Bakım Onarım Hizmet birimleri ile üretim birimleri tam bir haberleÅŸme hatta kabilse sistem üzerinden “ERP” haberleÅŸme halinde midirler? Buna ek olarak iÅŸçiler ve makina operatörleri, otonom bakım yapabilecek ÅŸekilde eÄŸitimli midirler?

Bunlar yoksa veya eksikse, sonuç olarak ROI gene kötü etkilenir. Ayar zorlukları ve üründen ürüne geçiÅŸlerdeki gecikmeler kar kayıplarına sebep olur. En uygun tesisin veya makinanın tahsis edilememesi de daha kapasitesiz veya gereÄŸinden fazla iÅŸleme kapasitesi olan bir makinanın tahsis edilmesine  baÄŸlı olarak kapasitenin yani yatırımın hatalı kullanılmasına sebep olur.

Bakım takibi yapılmayan makina ve tessisat hem üretimin kalitesini bozar, hem de gecikmelere neden olurlar. Öte yandan henüz küçükken yakalanamayan arızalar daha büyük dertler açarak, bir tesisin daha uzun zaman üretimden uzak kalmasına ve daha büyük onarım masrafları sebebiyle kâr kaybına da neden olurlar.

ÇARE: Üretimciler ile bakım personelinin bir bütün halinde çalışması, fakat esas sorumluluÄŸun üretim personelinde olmasıdır. Bir araba sahibi nasıl ki arabasının bakımı, arızasının onarımı, zamanında yaÄŸlanması ve benzeri iÅŸlerle ilgilenmek zorundaysa üretimciler de makina ve tesisatın tıkır tıkır çalışır durumda olmasını takip ederek bilmekten sorumludurlar. TPM “Topyekün Verimli Bakım” yaklaşımının son evresi olan otonom bakım evresini yakalamış üretimciler, en az arıza ile, en temiz alanlarda, en verimli ve kaliteli üretimi yapmaktadırlar.

Benzer ÅŸekilde JIT Üretim (Tam Zamanında Üretim) mantığı ile, ayar ve deÄŸiÅŸim zamanlarının minimize edilmesi hızlı üretimi ve güvenilir üretimi temin etmektedir. Böylece yapılmış bir üretim planının bozulma ihtimalî de azalmakta, bir sonraki plan daha doÄŸru yapılabilmektedir. Hızlı deÄŸiÅŸim ve ayar saÄŸlanmışsa, olası planlama hatalarında dahi gecikmeler azalacağından genel anlamda kayıplar da azalacaktır.

Üretim profesyonellerinin, bakım birimlerinin hazırlayacağı planlı bakım çizelgelerine uymaları, bu çizelgelerin oluÅŸturulmasında aktif görev almaları, sonunda gene  üretimcilerin iÅŸlerini kolaylaÅŸtıracak, daha doÄŸru ve pratiÄŸe uygun bir ÜPK yapılıp bunun hayata geçmesini  saÄŸlayacaktır. Özetle, sistem geliÅŸtirip kayıt altına almak ÜPK iÅŸlevini kolaylaÅŸtıracaktır.

3. Hammadde Depo Alanları Sistemli ve Düzgün DeÄŸilse, Satınalma Birimleri Ehil ve Sistemli DeÄŸilse  ÜPK Sorunları YaÅŸanabilmektedir

Depolarındaki hammadde, yardımcı gereç ve malzemenin ne olduÄŸunu bilemeyen veya reel anlamda göremeyen iÅŸletmeler de doÄŸal olarak ÜPK Sorunları yaÅŸayabilmektedirler.

Üretim Planını doÄŸru yapabilmek için bilinmesi gereken ÅŸeylerden en önemlisi ilgili ürünü üretmek için ne kadar ham madde ve diÄŸer malzemelerin gerektiÄŸi konusudur. ÜPK yı talan eden durumlardan birisi de ÅŸüphesiz ki, “ sistemde var görülen hammadde, diÄŸer girdi ve malzemelerin” bulunamaması veya yokluÄŸudur. Bir ÅŸey bulunamamışsa yok demektir. “Neden bulunamaz bir ÅŸey?”

Kullanılmış fakat hesaptan düÅŸülmemiÅŸ yani sisteme iÅŸlenmemiÅŸtir.

Bir önceki üretim için, üretime gereÄŸinden fazla çekilip gene iÅŸlenmemiÅŸtir. Hatta bazen ürün spesifikasyonları dışında “fazla kullanılarak” müÅŸteriye dahi gitmiÅŸ olabilir. Vah maliyet hesabına vah kâra ve kârlılığa…

Depolarda adresleme sorunu vardır. Bulunamaz. Bazen baÅŸka bir ürünün arkasında veya altında kalmış dahi olabilir. (Ben var göründüÄŸü halde üretime alınmak üzere araÅŸtırılan fakat depoda bulunamayan hindistan cevizi yüzünden, yerinden kalkıp hop hop zıplayan ve “Benim Üç Ton Kokonatım Nerede” diye bağıran Genel Müdürler görmüÅŸ insanım…)

Özellikle acil durumlarda tedarikçilerin Satınalma birimlerine verdiÄŸi tedarik sürelerinin realiteye uzak olması da ÜPK sorunlarına yol açmaktadır. ÖrneÄŸin haftalık olarak hazırlanan bir “Üretim Planında” satınalma birimlerine güvenilerek konulmuÅŸ bir üretim; hammadde veya bir malzemenin gecikmesi nedeni ile  yapılamaz. Bu da Üretim Planının bozulması demektir.

ÇARE: Sistemli bir satınalma JIT (tam zamanında) lojistik yapmaya baÅŸ koymuÅŸ tedarikçiler ve özel olarak da tedarik süresinin “ambara / depoya” giriÅŸ ile tamamlandığı gerçeÄŸi ile, varsa Kalite Kontrol zamanlarının da tedarik sürelerine eklenmesidir. Aksi takdirde üretim aksamasın diye spesifikasyon dışı hammadde veya malzemenin üretime alınıp, ürüne dönüÅŸmesi tehlike arzedecektir...

Gerek Hammadde gerek Ürün depolarının mutlaka çok rasyonel olarak dizayn edilmiÅŸ olmaları, adreslenmeleri ve adreslerin Stok Kartlarında da eksiksiz olarak bulundurulmaları gereklidir.

Depo giriÅŸ ve çıkışlarının anlık ve reel zamanlı yapılması  depo hatalarını önleyerek, var görülenin yok olması, yok görülenin tekrar alınması gibi kar ve verim kayıplarını önler ÜPK fonksiyonunun amaca uygun ve doÄŸru  çalışmasını saÄŸlar.

4. ÜPK Personelinin Üretim Alanının GerçeÄŸini Tam Bilmemeleri, Sadece Kağıt Üzerinden Plan Yapmaları ve Yukarıdaki Üç Maddede Saydığım Hataları Önleyecek Önlemleri Almak veya Aldırmakta Zaaf Göstermeleri.

Üretim Planlama personeli genel anlamda “B” tipi profilde yöntem adamı profilindedirler. Bir çok iÅŸletmede üretim planlama birimleri, kontrol iÅŸlevini yapmadan çalışmaya yönlendirilmiÅŸtir. Bu durum da masa başı çalışan, Üretim Planlamacıları; adeta “Ben yaptım oldu” veya “Benden atladı ya, nerede patlarsa patlasın…”  diyen bazı kiÅŸiler görünümüne sokmaktadır.

ÇARE: Çare, yukarıda belirttiÄŸim sorun açıklamasında vardır. ÜPK iÅŸletmenin hayati ve önemli bir asıl iÅŸlevi olan Üretim Ä°ÅŸlevine hizmet etmekte ve  iÅŸletmenin kârlılığını belirten ROI formülüne pozitif veya negatif etkide bulunmaktadır. Yapılması gereken ÅŸunlardır:

- ÜPK Personeli üretim olanaklarını ve kapasiteyi bilmeli ve kayıtlarında “doÄŸru olarak” bulundurmalıdırlar. Bu nedenle mevcut kapasite bilgileri güncel ÅŸekilde mutlaka Üretim Planlama ve Kontrol biriminde de olmalıdır.

- Yukarıdaki genel kayıtlara baÄŸlı olarak, her bir hat veya makina ve tesis bütününün, güvenilirliÄŸini zaman dahil kayıp, fire ve ıskarta verme istatistiklerini bilip yarı mamul ve mamul bazında kayıt altına almalıdırlar.

- Set-Up zamanlarını gerçekçi olarak bilip, kayıt altına almak zorundadırlar.

- Bakım ve Onarım birimleri ile çok yakın ve hatta sürekli irtibat halinde olup, onarımda olan, onarıma veya bakıma alınacak olan makina, tesis ve hatların durumlarını güncel olarak takip etmek zorundadırlar.

- Özellikle uzmanlık isteyen üretimler için uygun personel ve operatörlerin izin ve istirahat durumlarını takip etmelidirler.

- Üretimi sık, sık dolaÅŸarak, üretime verilmiÅŸ olan plan ve hatta iÅŸ emirlerinin ne kadar uygulandığını yerinde kontrol etmek zorundadırlar. Bu baÄŸlamda üründen ürüne geçiÅŸ ve set-up zamanlarının kendilerinde olan kayıtlar ile ne kadar tutarlı olduÄŸunu kontrol etmek zorundadırlar.

- Üretim Planı dışında “kısa devre yapılarak” üretime verilen bir üretim emri(?) varsa anında müdahale ederek gerekirse Genel MüdürlüÄŸe dek raporlamak zorundadırlar.

ÖZET OLARAK;

Sistem sistemsizliÄŸin oyununu bozar ve kazandırır. Gezen Tilki de Yatan Kurttan iyidir. Bu tespitlerimi ve sözlerimi göz ardı etmeyen Ä°ÅŸletmeler ve konumuzun esas çocukları olan Üretim Planlama ve Kontrol erbabı iÅŸletmelerini gerçekten kazandırır ve diÄŸer çalışanlardan saygı görürler.

Ahmet Levent ÖNER

Yazıyı Paylaş: